记得微软刚推出Office 365时，几乎绝大多数企业都是抱持着观望的态度，毕竟订阅制的改变，让传统以买断Office产品的企业很不习惯。5年后的今日，企业开始接受了吗？
记得微软刚推出Office 365时，几乎绝大多数企业都是抱持着观望的态度，毕竟订阅制的改变，让传统以买断Office产品的企业很不习惯。但这几年下来，我们仍然持续看到微软持续提及Office 365，并没有消失，而他们在今年初公布至去年底的财报也显示，Office 365又成长了70％，基本上，营收成长代表利润变高或是有越来越多租户，加上近期看到Office 365企业应用超越Salesforce.com，以及Facebook公司也宣布导入Office 365。
这些种种现象，是否意味着真的越来越多企业在使用Office 365？我们也好奇这些企业会选择Office 365，是因为能带来什幺样的帮助吗？
从微软近年对于Office 365的发展策略来看，确实为企业办公应用，带来诸多改变，不论当初他们是早想积极整合Office所有应用，还是受现在的行动与云端工作环境影响而不得不变。
我们简单举几个例子，像是Office 365对应了云端的潮流，让用户能够更方便取得应用与服务，同时也顺应行动新世代，提供跨平台、多装置的Office软体使用方式，打破以往单机使用局限。
在产品整合方面也有突破，过去Office套装形式的策略，在云端时代下，也终于能扩及后端伺服器应用，让Office 365能结合Office、Exchange、SharePoint与Skype for Business等产品，能整合成一个更丰富的套装组合，也更具集中管理性，摆脱传统模式与架构的束缚。
而对于传统微软用户来说，Office 365也依旧保留许多弹性，像是能兼顾传统Office用户的使用习惯，提供本机下载安装；企业版的云端方案也能与企业自建既有系统混搭应用。从这些Office策略与改变，似乎也突显出，微软想要通吃传统与新兴企业用户的企图心。
到底，微软将Office软体从既往熟知的软体买断形式，扩展到云端订阅租赁形式，这些年来，Office 365真的已经被用户接受了吗？
前面提到，最近全球知名的Facebook公司，也公开宣布他们使用Office 365，毕竟这种国际级企业，是有些指标性，但对于国内企业来说，似乎又有些遥远，为了了解国内企业又是如何看待Office 365，这次，我们也採访了导入Office 365的两家企业，让你了解现在企业对于Office 365带来的帮助有哪些？
中小企业求软体版本一致性，解决档案交换问题，并简化升级管理
第一个例子，远东万佳法律事务所是一间25人左右的中小企业，过去他们企业内部已经採用微软Office软体。
只是，其内部员工各自的电脑上，装载了不同版本的Office软体，如Office 2007、Office 2003，且各台电脑的升级过程也不同，加上企业本身配置IT人员又少，又要时时注意产品安全性更新，管理并不容易，尤其是Office 2003软体在2014年终止服务，一旦电脑中毒，IT人员又要花上不少时间重灌。
这是普遍企业现行应用Office软体时，可能遭遇的场景。再加上Office 2007与Office 2003预设的档案储存格式不同，容易导致档案交换过程中的不便，而在内部版本有别的情况之外，也可能遇到客户版本比自己新的情况。虽然过去都有一些解决办法，像是安装微软Office相容性套件等，但在远东万佳法律事务所的工作场景中，因版本不同而引起的问题更是严重，尤其是文件中的文字符号，产生莫名的相容性问题。
远东万佳法律事务所律师俞伯璋表示，他们过去处理一些国际客户的专利申请文件时，曾经因为Office版本不一，当同仁收到客户传来的Word档案时，在开启文件后，发现其中的一些方程式符号遗失，这样的问题相当严重，也很难釐清是谁的责任。
为了解决公司内部Office版本不同带来的诸多不便，他们透过IT委外的方式处理，一家名为自由系统的厂商建议他们使用Office 365，以解决这样的问题。最终，他们导入Office 365商务进阶版。
这主要是基于Office 365的特性，让公司同仁使用的都会是最新版的Office软体，版本具一致性，当遇到问题时要回报或统一解决时，可以比较容易，不像过去要个别一一处理，同时也趁机汰换老旧Office软体，减少不安全的风险，毕竟微软在2014年停止支援Office 2003。
后续为了强化资料保护，公司也考量到需要档案加密等机制，而又导入Azure Rights Management (Azure RMS) 方案。俞伯璋表示，他们认为RMS能跟Outlook电子邮件有不错的整合，像是可以很清楚的依帐号设定权限，而不像外部加密系统跟电子邮件的整合，会比较麻烦。
在这些Office 365带来的改善之外，我们也想进一步知道，新应用是否也会面临到一些挑战？俞伯璋表示，有时公司同仁会有忘记密码之类的小问题，而要熟悉RMS加密运作流程，也有一段适应期，但这些部分都还好。
比较大的问题是，他们前阵子经历过线上系统有数小时不能使用的状况，虽然本机上的Office程式仍然可使用，但电子邮件无法正常收发，经ARM管控的档案档案也无法解密，在询问了IT委外厂商才知道，原来当时是中华电信的线路突然故障所导致。
这样的问题一旦发生，也只有等中华电信解决才行，但这的确是普遍云端应用为主的服务，都可能面临的状况。
最后，俞伯璋也回应了关于Office 365费用上的问题，他认为，在应用Office 365之前所遇到的问题，容易造成同仁工作时间的浪费，以及客诉案件等，若将这些隐形成本也纳入考量，其实还好。但终究，他们的心声是希望授权费用能再便宜一些会更好，毕竟这也是一笔不小的花费。
另外，他们其实也曾接触接触过像是OpenOffice等产品，但对于公司同仁的使用习惯来说，其介面与功能还有些落差，因此后来还是以微软Office为主。
万佳法律事务所律师俞伯璋表示，在IT委外公司的建议下，他们看重未来Office软体都能保持最新版本，并维持一致性，解决像是Word档案交换因版本不一时，产生像是方程式符号遗失，最后一行不见等需要个别处理的情形。不过，他也提到前阵子因电信公司线路出问题时，使得他们Office 365的邮件与加密档案无法使用，这是普遍云端应用企业也可能面对到的问题。
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大企业相中Exchange Online应用，可快速调度云端资源
另一个应用实例，是国内大型企业研华电子，他们导入的经验与过程，明显有相当不同的需求取向。
过去，研华公司内部就已经架设微软Exchange、SharePoint与Lync伺服器，约在一年多前，他们开始使用微软Azure服务，经过一段时间的导入后，觉得没太大问题，因此也开始尝试应用Office 365。
初期，其实他们不敢一口气全转换到云端上，主要是也怕未来云端服务的收费方式，是否有更多调整而被綑绑。
现阶段，他们对于Office 365的需求，主要放在Exchange Online的应用。在他们全球员工逾7,500人之中，已採购约2000多个Office企业版E1授权，转换时间大约是1个月。
对他们而言，应用Exchange Online的好处在于，IT人员不用花费心力来处理维运工作，且信箱空间够大。过去他们受限于伺服器硬体效能与容量，并没有给使用者太大的信箱空间，每人仅有数百MB，这也使得员工需要常清信，而Office 365在邮件信箱的服务上，预设就有50 GB大容量空间，如此，一举解决了信箱容量限制的不便。
研华电子资讯部经理林信宏表示，在应用Office 365后，加快企业IT服务建置速度，这点相当不错。像是他们併购海外公司，并有一些员工在澳洲、美洲，甚至少部分在家上班，若是在过去作法上，可能要到当地架设邮件伺服器等，现在透过Exchage Online，可以很快就能启用服务。
至于只选用企业版E1方案的理由，林信宏表示由于公司之前就已採购Office软体，需求不急。不过他们也持续观察是否有其他选择，像是他们在两年前也有考量如WPS等文书处理软体，只是当时最大问题是没有邮件相关功能，整合性不够。
而他们近期也因维修部门的需求，正在考量新版微软Office的Power BI功能，希望能藉此运用其中的机器学习机制，使得研华能根据以往销售记录与维修比例，来估算备品，并产生Excel格式的报表。当不同人员要检视资料时，就能根据不同项目，快速调出需要的资料。而过去他们要做这些分析结果，通常都是靠人工经验来预估可能的数量。
另外，从研华的导入经验来看，由于Office 365企业版能支援混合部署模式，可整合Office 365公有云与内部的部署环境，他们目前也就是这幺做，只是两边的服务要串起来，有相当多的设定要进行，这部分微软的技术支援服务就很重要。
至于使用上，他们同样也遇到线路方面的问题。像是研华目前租用了中华电信与亚太电信的ADSL，但只要Outlook用户经亚太电信的线路连到Exchage Online，信就收不下来，也查不出原因，而走中华电信的线路就没有问题。
这样弔诡的情形，我们也洽询微软，他们并没有提出具体的建议，但强调会与电信商之间不断相互配合。若单就微软而言，他们主要确保的部分是自家的服务保证，因为Office 365企业方案包含99.9％的服务层级水準（SLA），一旦微软提供的任何Office 365服务可用性低于标準，将协助客户依个案进行费用赔偿。看起来，至少在微软自身服务出问题时，企业还算有点保障，只是用户与电信商、电信商与Office 365之间的网路问题无可避免。
也有企业考量很单纯，只要产品能适用现在环境就好，买断Office再战10年
从上述例子来看，企业对于Office 365多是持肯定的态度，不过一些企业可能不是怎幺想。主要是因为，他们可能没有太大的问题要去解决，也没有想得的那幺远，在考虑微软文书处理产品时，可能只是单就方案、费用来看，了解现在产品怎幺买，能不能继续适用而已。
我们这里找到一家企业，就属于这样的倾向。一间不具名的15人小公司表示，在他们最近与经销商的洽询Office软体的过程中，业务人员也是主推Office 365，并提供了两年的授权报价。
而他们在评估Office 365时，遇到的问题是，因为公司内部电脑的作业系统版本不一，有Windows 7、Windows 8.1，也有老旧的Windows XP，而Office 365其实并不相容XP。
最终，公司选择购买单机适用的Office 2016授权，针对老旧的XP电脑，则透过降级使用方式，可安装较早期的Office软体版本，像是Office 2007。另一方面，更重要的关键在于，他们老闆的想法是，不想要每两年来考虑一次价格，买断可以乐得轻鬆。
不论你是否选择Office 365，但也该关注新的工作型态潮流
综合来说，从上述这些企业的实际经验来看，万佳最看重的是未来Office软体都能保持软体版本一致性，解决档案交换不相容的问题。而研华主要透过Exchange Online加快企业IT服务建置速度，也不用费心力处理维运工作，这也显示出企业对于Office 365应用的不同着重面向。
但终究各企业有不同的环境，也有不同的考量方式，而微软本身其实也依旧保留传统单机授权的贩售形式，让企业还是能有选择性。不像影像绘图大厂Adobe，是完全将产品改为订阅制，取消传统盒装版本的贩售。只是，微软对于未来产品的提供方式还会不会有变化，又不得而知。
从另一角度来看，近年Google Apps for Work的应用也一直被拿来与微软Office 365做比较，甚至也有调查指出，一些企业会同时应用这两个服务。
毕竟，Google服务带来的便利性是显着的，并也引领着云端浪潮，只是他们发展面向太广，在企业商务应用系统的累积还不如微软厚实，可能也不如微软专注，但这也可以说是微软本身的责任与包袱，这或许也是企业愿意持续使用微软商务产品的主因。只是，站在用户立场而言，多一点产品选择性自然会更好。
综合来说，对于企业而言，Office 365已经是未来购买Office软体的选项之一，上述例子算是企业可借鉴的经验，不论企业当前是否有新採购Office软体等需求，至少了解新世代的Office与云端应用所带来的改变。
附带一提的是，微软之前曾针对Office 2003的用户，提出强烈的升级建议，这主要是因为安全性的问题，因微软在2014年4月8日起，正式停止支援Office 2003，同时也停止Windows XP的支援，这些用户的产品，将不再获得微软的安全更新。
而现阶段来看，再过一两年后，Office 2007、Exchange 2007与 SharePoint 2007的企业用户，也将面临同样的问题，不论是升级新版Office软体，或是选择其他替代方案，都该有所準备。
最后，在现今的云端时代下，资料交换方式已经很多元，近几年也较少人会去关心档案格式的问题，如此看来，我们可以更进一步思考的是，企业真的摆脱不了以档案交换的工作形式吗？即便考虑的没那幺深入，但也能自问的是，不论是产品引领工作环境改变，还是现在工作环境引领产品变化，企业在评估这类商务应用时，内部的工作型态是否也有需要改变呢？
?Office 365到底是什幺？?
由于Office 365并不只是个单一产品的方案，在不同组合下，造成许多说法可能都对却也不对，这里我们整理出3个Office 365最常被问到或搞混的典型问题，让你能够快速了解什幺是Office 365。
? 问题1 ?Office 365等于Office文书软体？?
这是多数人在一开始会搞混的问题，其实应该这幺说，Office 软体是Office 365的一部份。
?答? 基本上，Office 365是整套服务，提供了最新版本的Office完整应用程式，像是基本的Word、Excel、PowerPoint、Outlook，以及Publisher与OneNote等软体。
同时也包含微软本身提供的办公相关应用，如电子邮件、文件管理、视讯会议、档案共用及其他多项功能，也就是Exchange Online、SharePoint Online、Skype for Business Online，以及Yammer与OneDrive for Business等产品应用，并依方案而有不同的产品组合搭配。
?问题2 ?Office 365只有线上版Office？不能安装在PC上？?
就连微软自己也坦承，经常会遇到客户这样问。实际上，订阅制Office 365本身包含的内容，具有Office完整应用程式。
?答? 原则上，企业用户只要选择包含完整Office应用程式的方案，如订阅Office 365商务版、商务进阶版，专业增强版、企业版E3与企业版E5，企业员工都可使用工作帐号，在他们的电脑或行动装置上，安装最新的Office软体，离线使用都没问题。只有Office 365商务基本版与企业版E1，是不含完整Office应用程式的方案。
至于微软Office Online服务，才是线上版的Office应用，使用方式与Google Doc类似，用户只要透过浏览器、登入帐号便能操作，可免费使用。
?问题3 ?Office 365与Office 2016有何不同？?
多数人可能只知道Office 365是订阅制，Office 2016是传统盒装贩售，但这样解释并不完全。
?答? 简单来说，Office 365是採订阅制的租用方式，依据每一使用者授权，所提供的最新版Office应用程式，将可下载安装在5台电脑，支援Windows与Mac系统平台，以及5台平板与5台手机上。
而Office 2016的贩售方式，则以买断形式为主，也有租赁授权模式，主要依据每一装置授权，由于是为单一作业系统所设计的方案，因此只能在一部Windows或 Mac电脑上使用，也就是所谓的单机版。
两款产品的Office软体并有一些细节上的差异，对于使用者来说，Office 365用户取得的其实也是Office 2016，只是这个版本的应用程式，将能随着Office更新不断增加功能，且不需额外付费的持续技术支援等。
而使用单机版的Office 2016，产品并不会有功能更新的机制，只有安全性更新（至产品10年生命週期结束）。
另外还有一些云端加值应用，是订阅Office 365才有的服务与功能，像是包含产品技术支援，且每位使用者将获得1 TB的OneDrive云端储存空间。
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