【为改善企业会议管理流程，安侯建业开发无纸化会议App】安侯建业会计事务所资讯长陈秋正表示，他们希望能够做到不管是内部或外部的会议，都尽量不要用纸。而在推动无纸化会议之外，改善会议管理流程，行动化应用的扩张，更是他们关注的焦点。
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在三四年前，随着平板电脑逐渐热门，政府提倡无纸化会议，一改以往开会需要列印多份资料的会议型态，当时就有公务机关和企业，改用平板电脑开会以取代传统纸本会议，期望落实环保节能减碳精神，降低纸张的用量，同时也期望会议e化后，可加快会议作业的準备流程，提升开会效率与会议品质。
现在，无纸化会议的潮流仍然在发酵，但发展趋势已从重视环保、CSR企业社会责任为先，改以行动化应用扩展为主要。毕竟，企业关注的还是如何有效改善会议管理流程，近期的安侯建业联合会计师事务所（KPMG）就是一例，以行动加速无纸会议应用。
在对外会议活动上，安侯建业也着手以行动App带来无纸化应用
对于安侯建业这样大型的会计事务所来说，可以想像，过去印出厚厚一叠文件来开会，是稀鬆平常的事。安侯建业联合会计师事务所资讯长陈秋正表示，他们看待会议流程的管理改善时，主要分成两个面向，一种是内部性的员工会议，另一种则是对外会议活动的情境。其中内部开会要做到无纸化不难想像，但对外会议活动的应用则相当少见。到底他们是如何进行的呢？
在过去的会议活动场景中，作法都很传统，像是要活动参加者自行印出报到资料，或是主办方在现场印出签到表，或摆上签到簿，之后再一一输入电脑。
现在他们的作法是，用一个App串连起整体会议流程的进行。让外部报名参加的成员，透过App就能检视课程、报名，而且，报名后就会得到一组QRCode，方便让使用者到现场时，只要在条码机前扫一下，就能报到成功。另一方面，主办方也很关心活动来了多少人，有多少人没来，现在他们透过系统查询，也就能快速地知道应到与未到人数，或是要怎幺联繫那些还没到的成员，让会议活动的作业流程更简便。
此外，现在我们参加这类活动会议时，大家可能都习惯拿手机出来拍下投影的简报资料，而主办单位在报到当下，通常可能也会準备许多纸本资料提供给参加的人员。陈秋正表示，其实透过同个会议App，就能够直接线上检视这些会议活动资料，比过去方便许多。
当然，问卷也是活动现场常见的需求，在他们的App上，其实也设计了问卷功能，这也足以改变印出纸本问卷的需要，并且不用为了方便大家填写问卷，还要準备笔、写字板，或是大家还要特地寻找适合写字的平面。
特别的是，他们也在会议App上加入了投票、提问机制，像是让台上报告的人，想要知道台下听众的想法时，就能发起投票让大家用App点选，而结果也能即时在后台上显示。而以往都是用举手，不知要花久时间才能统计结果。
从上述应用来看，不仅是改变主办方的会议流程，同时也让参加会议活动的人有新的体验，用行动App就能解决会议大小事，不用烦恼报到时没带报到资料，或是还要提醒自己要跟主办方要资料等琐碎的事。
陈秋正表示，目前所有KPMG对外的课程讲座，都是以这种方式发起。不过他们也坦承，这种让外部会议活动做无纸化的型态，在大众市场推展其实相对不易，因为客户不像员工可以有向心力，能由上而下的要求来达到快速普及。现在，他们则必须透过奖励措施，例如赠品或将有价资讯放在App上，而且只有在App上才看得到，来提高用户接受度。举例来说，让参加会议活动者在App上填完问卷后，才能获得会议档案，或是得到一组条码以领取赠品。
行动应用扩增，无纸会议成形
因应行动化应用的发展，现在安侯建业会计事务所的董事会议就是用平板召开取代纸本。透过公司配发的iPad开始专属会议App，即可检视议程、大纲、会议文件与会议相关资讯。
让使用者开会更自在，同时也简化会议準备与管理
对内部的施行的无纸化会议也是如此。陈秋正表示，现在安侯建业的高阶主管们，只要拿着平板，不论在何时何处都能检视议程、大纲、会议文件与会议相关资讯。开会时，不用印文件，会议成员也不用带任何资料，拿着iPad到会议室就可以进行会议。重要会议也只要输入验证密码，就能解锁浏览。
如果是过去想要随时检视会议相关资讯，你可能还要开电脑、翻文件，一点都不直觉。
为了让会议进行更顺利，他们也在App上整合会议通知等功能。这是因为在他们的会议经验中，开会常见的状况是，有时会改时间、改地点，过去往往都是以电子邮件方式通知，通知到最后对方可能不确定那个是最新的时间。现在透过App推播讯息，随时看到最新的会议资讯，也不用再切换到电子邮件或行事曆去查询。
要和纸本开会一样，在资料上笔记也行。笔记结果可以直接显示在文件上的表层，使用者下次开启仍然能够看到自己的笔记内容。针对机密资料的防护，陈秋正也表示，他们的应用也能达到资料不落地的效果，使用者没办法截图、转寄。而且，在他们高阶主管所配发的iPad上，本身也都有搭配MDM控管的措施。
另外，会议文件除了上传到这个会议平台上，也能整合接到他们内部的文件管理系统SharePoint，因此也能不改变既有的文件安全管控策略。
陈秋正也提到，这套系统虽然是由KPMG台湾开发，但目前也已经应用在KPMG亚太区的董事会议上，而KPMG全球总公司看到这样的应用，现在也在测试导入，像是前面提到连接SharePoint的需求，就是总公司提出的要求。而这样的行动应用，不仅改善了自身企业内部流程，也期望推广至其他企业环境。
至于未来无纸会议是否会扩展到一般会议上，陈秋正也提出他们的作法，在高阶主管会议之外，他们也打算用这套系统来安排所有员工的教育训练，因为它可以很容易的管理报名、报到、讯息传递与问卷调查等作业。
另外，因为一般会议沟通较不结构化，也不是每位员工都有iPad，加上各系统用途还是有点不太一样，所以一般会议他们还是採用电脑传递文件，或是用通讯软体分享文件。
对外举办的会议活动上，也能无纸化，并加速作业效率
在安侯建业的无纸化会议实做上，也能应用在对外会议活动的情境之中，让参加的人都能检视会议大纲、资料，同时App上也整合了会议报到QRcode、现场投票功能，与活动后问卷的填写的设计。
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